Mission : Gestion courante
La gestion courante comprend les tâches suivantes :
1.— Assemblée générale annuelle et conseil syndical la précédant
- Envoi des convocations.
- Présence, aux heures ouvrables, du syndic et/ou de son représentant dûment qualifié.
- Établissement de la feuille de présence à l'assemblée générale.
- Rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale et tenue du registre des procès-verbaux.
- Notification du procès-verbal aux absents et opposants.
- Envoi du procès-verbal, par courrier simple, aux présents et représentés.
- Exécution des décisions prises relevant de la gestion courante.
2.— Relations avec le conseil syndical
- Élaboration du budget prévisionnel avec le conseil syndical.
- Préparation de l’ordre du jour de l’assemblé générale avec le conseil syndical.
- Mise à disposition de tous éléments d’information et documents nécessaires à l’accomplissement de la mission du conseil syndical.
3.— Comptes de charges courantes
- Tenue de la comptabilité générale de la copropriété.
- Tenue des comptes individuels des copropriétaires.
- Appel du budget annuel suivant les modalités votées par l’assemblée générale.
- Paiement des factures dans le cadre du budget annuel et répartition des dépenses entre les copropriétaires.
- Présentation des comptes de gestion, état des dettes et créances, situation de la trésorerie, budget prévisionnel.
- Établissement de la liste des copropriétaires.
4.— Assurances
- Souscription des polices.
- Déclaration des sinistres affectant les parties communes et/ou les parties privatives si les parties ou éléments communs sont à l’origine du sinistre affectant celles-ci.
5.— Gestion des parties communes
- Visite des parties communes par le syndic ou son représentant :
- Contrôle de l'exécution des travaux d'entretien courant en qualité de mandataire du maître de l'ouvrage à concurrence de 1500 €
- Veille à l'exécution des réparations d'entretien courant ou présentant un caractère d'urgence nécessaire à la sauvegarde de l'immeuble.
6.— Gestion des équipements
- Souscription des contrats d'entretien concernant les éléments d'équipements communs, ainsi que le contrôle de leur exécution et leur renégociation à leur échéance, à savoir : chauffage collectif, ascenseur, espaces verts, V.M.C, antenne de télévision collective.
7.— Mission de conseil
- Information du conseil syndical et de l’assemblée générale sur les travaux qu’il est nécessaire d’entreprendre et de prévoir pour la conservation et l’entretien de l’immeuble et, éventuellement, sur les améliorations.
- Proposition à l’assemblée générale, si la nature, l’importance et/ou la complexité des travaux l’exigent, d’un maître d’œuvre et/ou d’un bureau de contrôle.
8.— Divers
- Mise à jour du carnet d’entretien.
- Conservation des archives.
Mission : Prestations supplémentaires
Le syndic peut être appelé à assurer, pour le compte du syndicat, des prestations supplémentaires, imputables soit à la copropriété, soit à certain(s) copropriétaire(s) :
1.— Prestations découlant d'une décision d'assemblée générale
- Prise en charge de la copropriété
- Travaux décidés par l'assemblée générale excédant 1500 €
- Constitution des dossiers de subventions (ANAH, ...)
- Remise du dossier et du fichier à un successeur
2.— Autres prestations
- Assemblées générales et conseils syndicaux supplémentaires
- Gestion des comptages individuels (relevés et répartiteurs - eau froide, chaude, répartiteurs de calories...)
- Suivi des dossiers en recouvrement
- Mutation de lot : élaboration de l’état daté, situation financière du vendeur, situation financière prévisionnelle de l’acquéreur, information de l’acquéreur, renseignements administratifs sur la copropriété, actualisation de l’état daté, mise à jour des fichiers suite à notification, remise du carnet d’entretien au vendeur.
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